Il testo unico sulla documentazione amministrativa riunisce in un unico atto legislativo la normativa che, in questi ultimi anni, si è succeduta in materia di semplificazione. La gran parte delle disposizioni detta norme di comportamento per la pubblica amministrazione, ma diversi precetti rivestono particolare importanza per il cittadino in quanto soggetto che la legge, nel suo complesso, intende tutelare.

Una delle novità più importanti è rappresentata dal fatto che la pubblica amministrazione non può più richiedere i certificati al cittadino in tutti i casi in cui è prevista l'autocertificazione.

Le amministrazioni pubbliche ed i gestori dei pubblici servizi sono, per legge, tenuti ad accettare le autocertificazioni od, in alternativa, acquisire i dati direttamente facendosi indicare dall'interessato gli elementi necessari per reperirli ( ad esempio per il titolo di studio richiedendo al cittadino di indicare l'istituto e l'anno in cui è stato conseguito).

La richiesta del certificato nei casi in cui e prevista l'autocertificazione costituisce violazione dei doveri d'ufficio e può essere segnalato dal cittadino nelle competenti sedi.

Non possono essere sostituiti dall'autocertificazione i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.

Per la presentazione della dichiarazione sostitutiva di certificazioni alla pubblica amministrazione od ai gestori di pubblici servizi non è richiesta l'autenticazione della sottoscrizione. E' sufficiente firmarla davanti al dipendente addetto a riceverla o inviarla firmata allegando la fotocopia di un documento di identità.

E' sempre possibile per i cittadini chiedere il rilascio dei certificati autocertificabili, sono le pubbliche amministrazioni che non possono pretenderli.

Le condizioni, qualità personali e fatti non espressamente contenuti nell'elenco di quelli autocertificabili (sopra riportati), sono comprovati dal cittadino mediante dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. Per esempio si può dichiarare di essere erede di un bene immobile, il proprio stato di servizio, lo smarrimento di documenti di riconoscimento (salvo che la legge preveda la denuncia all'autorità di polizia giudiziaria), la conformità all'originale di una copia di un documento, ecc.. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Per la presentazione della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà alla pubblica amministrazione è sufficiente firmarla davanti al dipendente addetto a riceverla o inviarla firmata allegando la fotocopia di un documento di identità. L'autentica della firma può essere, invece, ancora necessaria per la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà da presentare a privati. Rimane obbligatoria per le istanze e la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà presentate alla pubblica amministrazione al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici.

Altra novità contenuta nel T. U. riguarda l'autenticazione di copia. E' stata, infatti, introdotta con l'articolo 19 una modalità alternativa di autenticazione che coinvolge direttamente il cittadino. Mediante dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, il cittadino può attestare, per proprio conto, che è conforme all'originale la copia di:

Innovative sono anche le disposizioni in caso di impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione da parte dell'interessato. L'articolo 4 prevede, infatti, che:

Presentando la dichiarazione sostitutiva di certificazioni o quella sostitutiva dell'atto di notorietà, il cittadino assume la personale responsabilità di ciò che dichiara.
L'amministrazione pur accordando fiducia al cittadino è tenuta, in base alla legge, ad effettuare controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni. In caso di falsa dichiarazione il cittadino è denunciato all'autorità giudiziaria e decade dagli eventuali benefici ottenuti con la dichiarazione stessa.

Particolare interesse per il cittadino assumono anche le disposizioni del T. U. in materia di documenti di identità e di riconoscimento che qui di seguito integralmente si riportano: